San Martín | Planificacion
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Planificacion

¿Cómo optimizar la gestión de programas del personal?

Software de gestión del programa de horarios y de la planificación bajo presión

La planificación de Recursos Humanos y la organización de horarios de trabajo representan retos estratégicos para las empresas, que se enfrentan a la necesidad de generar flujos de actividades irregulares y de optimizar al máximo los recursos humanos disponibles, siempre respetando la legislación laboral.

¿Qué es la gestión del programa de horarios?

En el caso de las organizaciones, la gestión de programas del personal o la planificación de recursos humanos implica:

  • Organizar el trabajo de los colaboradores definiendo sus horarios y distribuyendo las tareas
  • Optimizar los recursos humanos disponibles para un puesto de trabajo en función de las competencias y la disponibilidad de cada uno
  • Coordinar la gestión del programa entre equipos
  • Gestionar los imprevistos y flujos de actividades irregulares para evitar así la falta o el exceso de personal.

Siempre teniendo en cuenta:

  • Los objetivos de producción o de los departamentos
  • La legislación laboral (tiempo de reposo, días trabajados, etc.)
  • El respeto de la igualdad de trabajo entre colaboradores
  • Las expectativas individuales para una mejor conciliación entre vida profesional y personal

 

La planificación de horarios es fundamental para garantizar la eficacia y la continuidad de departamentos en las organizaciones donde la coordinación del personal es indispensable:

  • hospitales, clínicas, laboratorios de análisis biomédicos, residencias,
  • restaurantes,
  • empresas de limpieza,
  • centros de llamada, centros de apoyo,
  • transportes por carretera,
  • tiendas con vendedores y cajeras,
  • fábricas de producción continua,
  • etc.

 

Pese a que las organizaciones a menudo lo apoyen, la gestión del personal mediante hojas de Excel© presenta numerosos escollos que provocan pérdidas de tiempo y multiplican los riesgos de cometer errores:

  • Multiplicación de programas entre los equipos
  • Actualizaciones manuales y repetidas
  • No se incorporan los objetivos de producción, de días libres y ausencias, ni de restricciones de planificación, etc.

En cambio, un software de planificación de horarios ofrece una visión centralizada de la organización del trabajo. Permite gestionar a los empleados ajustando los recursos humanos en función de los objetivos de funcionamiento y siguiendo indicadores de rendimiento.

Una planificación de recursos humanos eficaz con el software de planificación Kelio

El software de gestión de programas Kelio Planificación es una herramienta de gestión que combina horarios, ausencias y las actividades de los empleados. Garantiza que los efectivos y las competencias disponibles se adecuan a la carga de trabajo planificada, sin dejar de cumplir la legislación laboral (tiempo de descanso, tiempo máximo de trabajo, etc.).

Kelio Planificación resulta muy fácil de usar y permite organizar mejor el trabajo gracias a sus funciones avanzadas:

  • Gestión de programas de horarios, programas de ausencias y de días libres
  • Alertas en caso de que no se respeten los requisitos legales ni los tiempos de trabajo
  • Pantalla de visualización ultrapersonalizable,
  • Preparación automática de programas con varias restricciones
  • Gestión de préstamos, sustitutos y personal temporal
  • Seguimiento de la adecuación de los recursos en función de los cambios en las actividades y del exceso y la escasez del personal
  • Difusión fácil de programas: a través de e-mails, SMS, listados, visualización en el espacio personal del empleado.

Una gestión de programas del personal clara y ergonómica

Reproduzca su organización de trabajo al detalle. Los usuarios podrán configurar cómodamente sus programas. Kelio Planificación propone una infinidad de opciones y posibilidades de visualización:

  • Un espacio de trabajo intuitivo y personalizable: amplia gama de colores e iconos
  • Funciones ergonómicas: copiar y pegar, acciones agrupadas, programas tipo para desarrollar, etc.
  • Módulo 100 % web para una visualización rápida y un uso más cómodo
  • Escala temporal ajustable: visualización del programa de equipos por año, mes, semana, día y hora
  • Filtro personalizado de los grupos de empleados que deben figurar en el programa del personal
  • Vista de los puestos de trabajo modulable (por línea, columnas o carpetas) para representar cada organización de trabajo específica
  • Determinación de la escasez y el exceso de personal en los programas de equipos
  • Cuadro de mando y listados personalizables.

Una gestión de programas que respeten los requisitos legales y convenios

Proteja sus programas de equipos con Kelio Planificación gracias a sus alertas que le advertirán si incumple algún requisito legal:

  • El tiempo de trabajo diario/semanal/máximo.
  • El tiempo de trabajo semanal medio en X semanas.
  • El tiempo de reposo mínimo entre dos jornadas de trabajo.

Con Kelio Planificación podrá, además, añadir alertas en función de sus propias reglas de organización interna. La herramienta supervisará:

  • Las horas extra, las horas nocturnas, etc.,
  • El objetivo de anualización/modulación,
  • Los saldos de vacaciones, RTT, etc.

Podrá configurar estas alertas como «bloqueantes» o informativas.

Días libres, descuentos de horas, igualdad: centralice toda la información en su programa del personal de Kelio

El módulo Kelio Planificación integra por defecto todo el potencial de cálculo de Gestión de Tiempos y permite a los responsables seguir en tiempo real todos los contadores de la organización. De ese modo, pueden visualizar desde su programa:

  • Los contadores de horarios individuales y colectivos
  • Las alertas y anomalías para comprobar que se respeta la igualdad entre trabajadores
  • La influencia de las ausencias y vacaciones de los colaboradores en la cobertura de los requerimientos por puesto de trabajo 8posibilidad de gestionar los días libres via Microsoft Outlook©)
  • Los desvíos entre los contadores de horas realizadas y planificadas.

Detecte fácilmente el exceso o la falta de personal

Kelio Planificación facilita la gestión del exceso o la falta de personal para asignar eficazmente los recursos humanos necesarios a cada tarea planificada:

En caso de falta de personal:

  • Búsqueda de recursos internos disponibles con competencias similares
  • Solicitud de recursos temporales en Kelio Planificación a través de un formulario que se envía al departamento de Recursos Humanos o a las empresas de trabajo temporal
  • Gestión de empleados provisionales

En caso de exceso de personal:

  • Transferencia del personal a otros departamentos de la empresa
  • Autorización de reposo a los empleados